Recibir documentos
El sistema recibe documentos o solicitudes por el canal elegido y los reúne en el mismo seguimiento, facilitando la organización del trabajo administrativo.
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Operaciones e información de gestión
Automatización de documentos y aprobaciones
Software que lee documentos, recoge datos y pide las aprobaciones necesarias, para reducir la introducción manual y seguir el trabajo pendiente.
El problema que resolver
Los campos se copian a mano; las aprobaciones quedan en el correo y los fallos no tienen una cola de revisión.
Cómo ayuda esta solución
Creamos software que lee documentos, recoge los datos importantes y envía solicitudes para aprobación. Su equipo reduce parte de la introducción manual repetida de datos y puede ver qué está pendiente. ARCANEX configura las conexiones a los sistemas; los valores dudosos llegan a una persona para revisarlos antes de utilizarlos.
Para quién Operaciones, administración y equipos financieros.
Qué cambia en el día a día
- Extraer datos de documentos para revisarlos.
- Aprobar solicitudes en el mismo espacio.
- Evitar introducir de nuevo los mismos datos.
Qué hace la solución
Leer los datos
La herramienta extrae campos como proveedor, número e importe del documento; el equipo revisa los datos dudosos antes de que se utilicen.
Pedir aprobación
Las solicitudes llegan a los responsables adecuados, que ven la información y pueden aprobar o pedir una corrección en el mismo espacio.
Actualizar el sistema
Tras las aprobaciones necesarias, los datos llegan al sistema de destino, evitando que el equipo vuelva a introducir la misma información manualmente.
Tratar excepciones
Una lista muestra los documentos con problemas y permite retomar su tratamiento tras un fallo, con historial para comprobar lo que ocurrió.
En la práctica
Una factura con referencia dudosa pasa a comprobación
Un equipo administrativo recibe facturas de proveedores en PDF. La referencia del pedido debe confirmarse antes de registrar la factura en el sistema que la empresa utiliza para continuar el tratamiento de documentos.
Ejemplo ilustrativo del funcionamiento propuesto. No representa un proyecto entregado ni resultados de un cliente.
- La situación
PDF: Proveedor Atlas; factura FA-204; pedido PO-17?; total 840 €. El último dígito de la referencia resulta poco legible.
- Qué hace la solución
El circuito extrae campos y señala la referencia para comprobación. El operador consulta el pedido, corrige el campo y somete la ficha a la aprobación requerida antes del registro.
- El resultado
El equipo encuentra la factura aprobada con la referencia corregida y ve si llegó al sistema. Si hay un problema, puede seguir su resolución.
Empezar es sencillo
Cuéntenos qué documentos dan más trabajo. ARCANEX prueba algunos ejemplos, prepara la automatización y demuestra el recorrido desde la entrada del documento hasta su aprobación.
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Preguntas sobre esta oferta
¿Funciona sin PDF?
Sí. Un formulario también puede iniciar una solicitud, recoger datos y enviarlos para revisión y aprobación.
¿Quién revisa los campos dudosos?
La persona responsable recibe los datos dudosos para revisarlos y corregirlos antes de incorporarlos definitivamente al sistema.
¿Puede ejecutar pagos?
Esta solución no hace pagos por iniciativa propia. Si necesita pagos, evaluamos ese trabajo por separado, con las aprobaciones necesarias.
Conversación de diagnóstico
Cuéntenos su objetivo
Describa el proyecto o reto de su empresa. El formulario prepara un borrador de correo para revisar y enviar; todavía no envía el mensaje.