Recevoir les documents
Le système reçoit documents ou demandes par le canal choisi et les rassemble dans un même suivi, facilitant le travail administratif.
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Opérations et information de gestion
Automatisation des documents et approbations
Un logiciel lit les documents, recueille les données et demande les approbations nécessaires, pour réduire les saisies répétées et suivre les tâches en attente.
Le problème à résoudre
Les champs sont recopiés manuellement ; les approbations restent dans les emails et les erreurs n'ont pas de file de révision.
Comment cette solution vous aide
Nous créons un logiciel qui lit les documents, recueille les données importantes et transmet les demandes pour approbation. Votre équipe réduit une partie des saisies répétées et suit ce qui reste en attente. ARCANEX configure les connexions aux systèmes; les valeurs incertaines sont présentées à une personne pour vérification.
Pour qui Opérations, administration et équipes financières.
Ce qui change au quotidien
- Extraire les données des documents pour vérification.
- Approuver les demandes dans le même espace.
- Éviter de saisir à nouveau les mêmes données.
Ce que fait la solution
Lire les données
L'outil extrait des champs comme le fournisseur, le numéro et le montant du document; l'équipe vérifie les données incertaines avant utilisation.
Demander une approbation
Les demandes arrivent aux bons responsables, qui consultent les informations et peuvent approuver ou demander une correction dans le même espace.
Mettre à jour le système
Après les approbations nécessaires, les données vont au système de destination, évitant à l'équipe de saisir de nouveau les mêmes informations.
Traiter les exceptions
Une liste montre les documents problématiques et permet de reprendre le traitement après une erreur, avec un historique pour comprendre ce qui s'est passé.
En pratique
Une facture avec une référence incertaine est vérifiée
Une équipe administrative reçoit les factures fournisseurs en PDF. La référence de commande doit être confirmée avant l'enregistrement dans le système utilisé par l'entreprise pour le traitement des documents.
Exemple illustratif du fonctionnement proposé. Il ne représente ni un projet livré ni les résultats d'un client.
- La situation
PDF : Fournisseur Atlas ; facture FA-204 ; commande PO-17? ; total 840 € . Le dernier chiffre de la référence est peu lisible.
- Ce que fait la solution
Le circuit extrait les champs et signale la référence à vérifier. L'opérateur consulte la commande, corrige le champ et soumet la fiche à l'approbation exigée avant l'enregistrement.
- Le résultat
L'équipe retrouve la facture approuvée avec la référence corrigée et voit si elle est arrivée dans le système. Elle peut suivre la résolution des problèmes.
Pour commencer, c’est simple
Dites-nous quels documents demandent le plus de travail. ARCANEX teste quelques exemples, prépare l'automatisation et montre le parcours depuis la réception du document jusqu'à son approbation.
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Questions sur cette offre
Cela fonctionne-t-il sans PDF ?
Oui. Un formulaire peut aussi démarrer une demande, recueillir les données et les transmettre pour vérification et approbation.
Qui vérifie les champs incertains ?
La personne responsable reçoit les données incertaines pour les vérifier et les corriger avant leur ajout définitif dans le système.
Peut-il effectuer des paiements ?
Cette solution ne fait pas de paiements de sa propre initiative. Si vous en avez besoin, nous évaluons ce travail séparément, avec les approbations nécessaires.
Échange de diagnostic
Parlez-nous de votre objectif
Décrivez le projet ou le défi de votre entreprise. Le formulaire prépare un brouillon d'email à relire et envoyer ; il n'envoie pas encore le message.