Receber documentos
O sistema recebe documentos ou pedidos pelo canal escolhido e coloca-os no mesmo acompanhamento, facilitando a organização do trabalho administrativo.
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Operações e informação de gestão
Automação de documentos e aprovações
Software que lê documentos, recolhe dados e pede as aprovações necessárias, para reduzir introdução manual e acompanhar o trabalho pendente.
O problema a resolver
Campos de documentos são copiados à mão; aprovações ficam no email e falhas não têm uma fila de revisão.
Como esta solução ajuda
Criamos software que lê documentos, recolhe os dados importantes e encaminha pedidos para aprovação. A sua equipa deixa de repetir parte da introdução manual de dados e consegue acompanhar o que está pendente. A ARCANEX configura a ligação aos sistemas; valores duvidosos chegam a uma pessoa para conferência.
Para quem Operações, administração e equipas financeiras.
O que muda no dia a dia
- Extrair dados de documentos para conferência.
- Aprovar pedidos no mesmo espaço.
- Evitar repetir a introdução dos mesmos dados.
O que a solução faz
Ler os dados
A ferramenta extrai campos como fornecedor, número e valor do documento; a equipa confere dados duvidosos antes de serem utilizados.
Pedir aprovação
Os pedidos chegam aos responsáveis certos, que veem a informação e podem aprovar ou pedir uma correção no mesmo espaço.
Atualizar o sistema
Após as aprovações necessárias, os dados seguem para o sistema de destino, evitando que a equipa volte a introduzir a mesma informação.
Tratar exceções
Uma lista mostra os documentos com problemas e permite retomar o tratamento de falhas, com histórico para verificar o que aconteceu.
Na prática
Uma fatura com referência incompleta segue para conferência
Uma equipa administrativa recebe faturas de fornecedores por PDF. A referência da encomenda precisa de ser confirmada antes do registo no sistema utilizado pela empresa.
Exemplo ilustrativo do funcionamento proposto. Não representa um projeto entregue nem resultados de um cliente.
- A situação
PDF: Fornecedor Atlas; fatura FA-204; encomenda PO-17?; total 840 €. O último algarismo da referência está pouco legível.
- O que a solução faz
O circuito extrai os campos e assinala a referência para conferência. O operador consulta a encomenda, corrige o campo e envia a ficha para a aprovação exigida.
- O resultado
A equipa encontra a fatura aprovada com a referência corrigida e vê se entrou no sistema. Se houver um problema, pode acompanhar a sua resolução.
Começar é simples
Conte-nos que documentos dão mais trabalho. A ARCANEX testa alguns exemplos, prepara a automação e demonstra o percurso desde a entrada do documento até à aprovação.
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Perguntas sobre esta oferta
Serve para pedidos sem PDF?
Sim. Um formulário também pode iniciar um pedido, recolher os dados e enviá-lo para conferência e aprovação.
Quem verifica campos duvidosos?
A pessoa responsável recebe os dados duvidosos para conferir e corrigir antes de entrarem definitivamente no sistema.
Pode executar pagamentos?
Esta solução não faz pagamentos por iniciativa própria. Se precisar de pagamentos, avaliamos esse trabalho separadamente, com as aprovações necessárias.
Conversa de diagnóstico
Conte-nos o seu objetivo
Descreva o projeto ou desafio da sua empresa. O formulário prepara um rascunho de email para rever e enviar; ainda não envia a mensagem.