Documenten ontvangen
Het systeem ontvangt documenten of aanvragen via het gekozen kanaal en verzamelt ze in hetzelfde overzicht, zodat administratief werk gemakkelijker te organiseren is.
Terug naar diensten
Operaties en managementinformatie
Documenten en goedkeuringen automatiseren
Software leest documenten, verzamelt gegevens en vraagt de nodige goedkeuringen, om handmatige invoer te verminderen en open administratief werk te volgen.
Het op te lossen probleem
Documentvelden worden handmatig overgeschreven; goedkeuringen blijven in e-mail en fouten hebben geen wachtrij voor controle.
Hoe deze oplossing helpt
We bouwen software die documenten leest, belangrijke gegevens verzamelt en aanvragen voor goedkeuring doorstuurt. Uw team kan minder gegevens opnieuw invoeren en ziet welk werk nog openstaat. ARCANEX richt de koppelingen met uw systemen in; onzekere waarden gaan naar een medewerker voor controle voordat ze in gebruik komen.
Voor wie Operationele, administratieve en financiële teams.
Wat er dagelijks verandert
- Documentgegevens uitlezen voor controle.
- Aanvragen op dezelfde plek goedkeuren.
- Voorkomen dat dezelfde gegevens opnieuw worden ingevoerd.
Wat de oplossing doet
Gegevens lezen
De tool haalt velden zoals leverancier, nummer en bedrag uit het document; het team controleert onzekere gegevens voordat iemand ze gebruikt.
Goedkeuring vragen
Aanvragen komen bij de juiste verantwoordelijken, die de informatie bekijken en in dezelfde omgeving kunnen goedkeuren of om een correctie vragen.
Het systeem bijwerken
Na de nodige goedkeuringen gaan de gegevens naar het bestemmingssysteem, zodat het team dezelfde informatie niet nogmaals met de hand hoeft in te voeren.
Uitzonderingen behandelen
Een lijst toont documenten met problemen en helpt verwerking na fouten te hervatten; de geschiedenis maakt zichtbaar wat er met het document is gebeurd.
In de praktijk
Een factuur met onduidelijke referentie wordt gecontroleerd
Een administratief team ontvangt leveranciersfacturen als PDF. De bestelreferentie moet worden bevestigd voordat de factuur wordt geregistreerd in het systeem dat het bedrijf gebruikt voor verdere verwerking van zijn documenten.
Illustratief voorbeeld van de voorgestelde werking. Het toont geen opgeleverd klantproject of behaalde klantresultaten.
- De situatie
PDF: “Leverancier Atlas; factuur FA-204; bestelling PO-17?; totaal €840.” Het laatste cijfer van de bestelreferentie is moeilijk leesbaar.
- Wat de oplossing doet
Het proces leest velden uit en markeert de referentie voor controle. De medewerker raadpleegt de bestelling, corrigeert het veld en legt het dossier ter vereiste goedkeuring voor.
- Het resultaat
Het team vindt de goedgekeurde factuur met de juiste referentie en ziet of die het systeem heeft bereikt. Het kan de oplossing van problemen volgen.
Beginnen is eenvoudig
Vertel ons welke documenten het meeste werk kosten. ARCANEX test enkele voorbeelden, bereidt de automatisering voor en toont het traject van de ontvangst van een document tot de goedkeuring.
Een voorstel aanvragenOperaties en managementinformatie
Vragen over deze dienst
Werkt dit ook zonder PDF?
Ja. Een formulier kan ook een aanvraag starten, gegevens verzamelen en deze voor controle en goedkeuring doorsturen.
Wie controleert onzekere velden?
De verantwoordelijke ontvangt onzekere gegevens om te controleren en te corrigeren voordat ze definitief aan het systeem worden toegevoegd.
Kan het betalingen uitvoeren?
Deze oplossing betaalt niet op eigen initiatief. Als u betalingen nodig heeft, beoordelen we dat werk afzonderlijk, met de nodige goedkeuringen.
Diagnosegesprek
Vertel ons uw doel
Beschrijf het project of de uitdaging van uw bedrijf. Het formulier maakt een e-mailconcept om na te kijken en te versturen; het bericht wordt nog niet verzonden.